7 principes indispensables pour gérer tes projets
Bonjour et bienvenue dans cette 72ème édition de la newsletter.
La semaine dernière, je te partageais ma « rupture avec le tableau kanban ».
Je t’expliquais notamment que, bien que m’ayant convaincu au départ, cette méthode d’organisation n’était pas faite pour moi.
Tout du moins, que prise « seule » je la trouvais trop difficile à entretenir sur le long terme.
Alors, quelle alternative pour gérer tes projets et tes tâches ?
Aujourd’hui, je vais te présenter 7 principes que j’essaie d’appliquer pour gérer mes projets et mes tâches.
Ces principes peuvent aussi bien s’appliquer dans la vie « perso » que « pro ».
Tu n’as pas nécessité d’utiliser Obsidian pour les mettre en place.
Mais je vais te partager comment je les applique concrètement dans le logiciel, en espérant que tu y trouves l’inspiration.
Sache également qu’ils sont détaillés dans ma formation « La liste de tâches », si tu souhaites aller encore plus loin.
⚠️Le mail est un peu long, n’hésite pas à le mettre de côté pour plus tard (temps de lecture : 15 minutes).
Principe 1 : Avoir une vue d'ensemble des projets pour mieux prioriser
Des projets, tu en as probablement plein à mener.
Moi aussi, et ça a tendance à me stresser quand la liste est trop longue.
Un principe simple est de faire un premier découpage « Court / Moyen / Long terme ».
C’est une première lecture qui permet d’évaluer le terrain.
L’idée, c’est d’avoir une première vue « 360 degrés » mais aussi de te donner la possibilité de n’afficher que ce qui est vraiment prioritaire pour toi en ce moment.
Dans Obsidian, cela se traduit par créer un dossier physique par échéance, et déplacer tes projets dedans.
Simple, basique, efficace.
Principe 2 : Lancer chaque projet en étant au clair sur les grandes étapes
Le meilleur moyen de procrastiner sur un projet, c’est de ne pas savoir quoi faire et à quel moment.
Un bon moyen pour l’éviter, c’est de noter au lancement du projet les grandes étapes à venir, ainsi que les grandes échéances.
Puis idéalement, de lister les principales tâches à l’intérieur de ces gros blocs.
Le but n’est pas d’avoir une liste de tâches parfaite.
Mais plutôt de t’assurer qu’au moment d’avancer, tu sauras exactement sur quoi te concentrer et à quel moment.
Dans Obsidian, cela se traduit par avoir un modèle « projet » et noter systématiquement les grandes étapes.
Principe 3 : Rendre uniquement visible la prochaine tâche
Des tâches, tu en as probablement plein à cocher.
C’est aussi mon cas, et comme pour les projets ça me stresse de voir une liste interminable.
Admettons…
Si tu as 15 projets et 10 tâches par projets cela te fait déjà une liste avec 150 tâches.
C’est le meilleur moyen pour ne pas avoir envie de les faire !
À l’inverse, pour entretenir ta liste de tâches si tu ne rends visible qu’une tâche par projet, et que tu la rends visible au bon moment c’est déjà un peu plus acceptable.
Dans Obsidian, cela se traduit avec l’utilisation du plugin « tasks » qui permet d’afficher un tableau regroupant uniquement les taches que tu veux voir. Tu peux ensuite afficher un tableau pour ne voir que les « tâches à faire jusqu’à aujourd’hui ».
Principe 4 : Séparer les tâches récurrentes
Certaines tâches doivent être réalisées chaque semaine/mois/année à intervalle réguliers.
Exemples : Préparer ton bilan mensuel / Envoyer l’analyse de l’activité au boss / Publier un post sur Linkedin…
Si je ne consulte pas régulièrement ces sujets, j’ai tendance à les oublier.
Ça peut paraître scolaire, mais cocher une liste de tâches récurrentes est le meilleur moyen d’en assurer le suivi.
Dans Obsidian, cela se traduit par avoir une note sur laquelle tu reportes toutes tes tâches.
Puis en configurant le plugin « Tasks » pour qu’elles reviennent en hebdo, mensuel, annuel…
La tâche sera automatiquement reportée à l’échéance suivante lorsque tu l’auras complétée (voir gif).
Principe 5 : Séparer les tâches isolées
Certaines choses doivent être faites, mais elles ne peuvent être associées à rien d’autre.
Ce ne sont pas des tâches à rattacher à des projets, ni des tâches récurrentes ou routinières.
Ce que j’aime bien avec ce type de tâche, c’est que c’est souvent un moyen peu engageant d’avoir de petites victoires pour te motiver.
Une tâche que tu peux commencer et abandonner à tout moment.
Même quand tu as peu de temps ou que tu n’as pas l’énergie pour te lancer sur un gros sujet.
Dans Obsidian, un cas concret est l’utilisation du plugin « Quick add ».
À titre d’exemple, il permet d’ajouter en un clic une nouvelle entrée à ta liste de tâches isolées, peu importe ou tu te situes dans ton Obsidian (voir gif).
Principe 6 : Prévoir intelligement des blocs de temps
Les blocs de temps, c’est un principe qui veut que tu bloques du temps dans ton agenda pour avancer sur tes sujets.
Le problème avec cette méthode, c’est que si un nouvel événement se glisse dans ton calendrier, il faut en général tout remettre en question, ou ne pas t’adapter.
Avant je les utilisais, mais j’étais toujours en train de déplacer les blocs, cette technique n’est pas adaptée à toutes les organisations.
À la place, je prévois maintenant des cycles de travail selon le niveau de priorité de mes tâches ♻️.
Concrètement, cela veut dire que je commence ma journée avec un cycle de travail sur les tâches en priorité haute.
En général, elles sont souvent en lien avec les « gros projets », ou certains impondérables.
Ensuite, j’enchaîne avec les priorités moyennes, donc celles qui comptent mais qui ne sont pas vitales.
Et enfin les tâches à priorité faibles, celles qui sont peu engageantes et permettent d’acquérir de petites victoires rapidement.
La priorité de ma journée est donc de vider la liste des priorités hautes, puis de gérer les autres tâches selon mon niveau d’énergie.
Dans Obsidian, cela se traduit par associer chaque tâche à un niveau de priorité avec le plugin Tasks.
Principe 7 : Prendre le temps de faire le point pour mieux avancer
Il y a un principe universel en terme de gestion de projets et de tâches :
- On avance jamais aussi vite qu’on le voudrait !
Est-ce que tu fais toi aussi ce constat dans ton quotidien ?
Faire le point à intervalle régulier est un atout indispensable pour maintenir le cap.
Un moyen de confronter tes objectifs long terme avec la réalité de ton quotidien.
Mon dernier principe est donc de t’inviter à régulièrement prendre de la hauteur sur ce qui t’attend dans les prochains jours/semaines.
Visualiser en fin de semaine ce qui t’attend la semaine suivante et t’adapter en conséquence..
Regarder ton agenda et ce qui t’attend, réadapter les tâches, bloquer du temps si nécessaire…
Dans Obsidian, cela se traduit par une note hebdomadaire pour lancer ta semaine.voir gif).
Pour résumer...
Voilà pour cette semaine et les 7 principes à appliquer dans la gestion de tes projets et de tes tâches.
Si on les reprend en cœur, cela donne :
- Garde une vue d’ensemble de tes projets pour mieux les prioriser.
- Lance chaque projet en étant au clair sur les grandes étapes.
- Rends uniquement visible la prochaine tâche sur les projets importants.
- Identifie et sépare les tâches récurrentes du reste.
- Identifie et sépare les tâches isolées.
- Prévois intelligemment des blocs de temps, ou gère tes tâches en fonction des priorités haute, moyenne ou basse.
- Prends le temps de faire le point à intervalle régulier pour mieux avancer.
Si tu as envie d’aller plus loin c’est possible en accedant à la méthode complète via ma formation « La liste de tâches ».
Pour le reste, je te souhaite une excellente semaine.
Amicalement,
Cheikh.
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