Comment prendre des notes efficaces au travail avec le logiciel Obsidian.md

Introduction

Aujourd’hui, je vous explique dans cet article le système que j’ai mis en place pour mieux appréhender mes journées de travail grâce au logiciel Obsidian.md.

Ça vous arrive d’être submergé au travail et de ne plus savoir où donner de la tête ?

Vous êtes pourtant plein de bonne volonté, mais vous sentez que certaines choses vous échappent, et vous avez tendance à faire certains oublis importants.

Et vous êtes partagé entre prendre des notes sur vos post-it, griffonner dans un carnet ou encore noter des informations dans votre Google Agenda.

Si vous cherchez à savoir comment gagner du temps, et comment prendre des notes efficaces au travail, découvrez sans plus tarder ma vidéo ainsi que le détail dans la suite de cet article !

Les 2 options pour organiser vos notes

En tant que salarié cadre d’un groupe de la grande distribution, j’ai longtemps préféré les notes écrites à la main.

Photo by Mindspace Studio on Unsplash.
Vous aussi vous aimez les post-it ?

Et j’ai pendant longtemps été à la poursuite de la technique ou du logiciel idéal, pour mieux m’en sortir dans des journées souvent rythmées !

Et finalement, Obsidian a parfaitement rempli ce rôle.

En personal Knowledge Management (voir cet article pour plus d’infos sur le PKM) il y a 2 « écoles » pour gérer votre système de gestion de vos connaissances.

Créer votre système avec des dossiers et classer les différentes informations à l’intérieur de ceux-ci

C’est finalement ce que nous invitent à faire la majorité de nos systèmes informatiques.

Par exemple, si vous possédez un PC sous windows, et que vous prenez des notes avec des fichiers « .txt » ou word, vous n’avez pas d’autres moyens que de ranger vos notes dans des dossiers en créant une structure relativement rigide.

Ce fonctionnement présente l’avantage d’être très « carré » en apparence.

J’ai longtemps procédé comme cela pour mes notes, et je dois dire que je passais beaucoup d’énergie à entretenir le système.

 

Peut-être vous reconnaîtrez vous dans ce schéma.

Si vous ne rangez pas la note au bon endroit, il devient difficile de la retrouver, et vous passez beaucoup de temps à chercher ou organiser vos dossiers.

Et ce n’est pas la barre de recherche Windows qui va vous aider à facilement retrouver les bonnes informations (chez vous aussi elle met trois plombes à trouver les infos ?!).

Vous l’aurez compris, fonctionner uniquement avec des dossiers présente ses avantages et peut être clairement adapté à certaines situations.

Mais lorsqu’il s’agit de prendre des notes et connecter les sujets, cette structure rigide n’est selon moi pas la plus adaptée.

Cela me permet de vous introduire la deuxième option que je trouve parfaite pour gérer des connaissances au travail.

Mettre en place un système avec des notes atomiques façon Mind map

La vue graphique de mon système pour le "perso".

Cela va probablement vous surprendre, mais je fonctionne peu avec des dossiers dans mon système de prise de notes !

Les notes sont majoritairement laissées libres dans le dossier principal ou dans les quelques sous-dossiers.

Si vous cherchez comment mieux retenir les informations et comment améliorer votre efficacité, vous connaissez certainement le Mind mapping, propulsé par le célèbre psychologue britannique Tony Buzan.

Mind-Map Par Philippe Boukobza sur le site visual-mapping.fr.

Le mind mapping est une méthode qui permet d’organiser les idées de manière efficace.

Elle permet de penser clairement, de façon créative tout en ayant une meilleure mémorisation.

Ce que j’adore dans ce système, c’est qu’il est très visuel et permet de suivre le cheminement associatif de la pensée.

Comme le dit l’auteur dans son livre, « Chaque information qui pénètre dans notre cerveau, peut être représentée comme un point central à partir duquel rayonne des dizaines d’associations ».

Et c’est exactement ce que vous permet de faire le logiciel Obsidian.

Vous créez une première note, à laquelle vous connectez d’autres contenus tout en faisant des liens pertinents et en favorisant votre créativité.

Pour vous expliquer, l’un des gros points fort d’Obsidian est de pouvoir faire des liens entre les notes, et de combiner cela avec des tableaux de visualisation automatiques.

Exemple d'un modèle de note pour les réunions

Dans l’idée :

Je crée une note.

Je la lie à ma note de référence (comprendre comme le dossier principal sur un fonctionnement classique) ainsi qu’à toute autre note qui a du sens (sujet connexe, ou en lien).

Et voici le lien vers la "Map of content" ou "Note de référence".

Je visualise les liens grâce à la vue graphique ou aux tableaux de visualisation automatiques.

La note est également ajoutée automatiquement aux tableaux de visualisation.

Cela me permet à la fois de ne pas enfermer mes idées dans des boîtes, tout en mettant en place un système structuré qui me permette de retrouver facilement les informations.

Car si vous êtes ici en train de lire cet article, c’est probablement parce que vous n’êtes pas satisfait de votre système actuel ou que vous cherchez à améliorer votre organisation.

Et je vous le dis en toute transparence, l’utilisation du logiciel Obsidian.md m’a clairement fait gagner un temps et une charge mentale insoupçonnables.

Quels sont les avantages d’utiliser le logiciel Obsidian pour le travail ?

Vous êtes certainement déjà familier avec le logiciel.

Et si ce n’est pas le cas, alors je vous explique en quelques mots de quoi il s’agit.

Obsidian est tout simplement un logiciel de prise de notes, ou plutôt, devrais-je dire, LE logiciel de prise de notes que je trouve idéal pour le travail !

Encore un logiciel me direz-vous !

Oui… Je sais.

Et je ne peux pas vous reprocher de m’avancer cet argument.

J’étais dans le même état d’esprit que vous, il y a encore quelques mois.

Un logiciel de plus, certes, mais surtout énormément de stress en moins, et un temps inestimable que vous allez gagner grâce à celui-ci et au système que vous allez mettre en place.

Ce que j’aime particulièrement avec Obsidian, c’est qu’il permet de tout centraliser au même endroit pour retrouver facilement mes notes dans le cadre de mon boulot.

Comptes-rendus, analyses de marché, projets ou encore notes de réunion.
C’est un véritable soulagement de ne plus courir après les informations !

Et ce qui est très sympa, c’est qu’il est possible de créer des liens entre les notes, ce qui permet de connecter simplement des sujets pour avancer plus vite et plus loin.

Le logiciel est sécurisé, notamment parce qu’il fonctionne en local, ce qui était la condition sine qua non de mon service informatique pour pouvoir le télécharger sur mon PC pro.

Le service informatique de ma boite en cas de non respect des règles.

Et dernière chose que j’adore (même s’il y en a plein d’autres !), c’est la possibilité de créer des templates.

Concrètement, cela me permet maintenant de créer mes propres modèles de notes, pour être plus efficace et améliorer ma productivité.

Je vous explique en vidéo comment j’organise mon travail avec Obsidian

Puisque comme le dit l’expression populaire « Une parole vaut mille mots », découvrez le tout en vidéo 🙂.

Je vous montre en détail comment j’organise mon travail avec Obsidian

Voici en pratique ce que pourrait donner votre système de prise de notes dans le cadre du travail.

En-tout-cas, c’est que j’ai mis en place après plusieurs mois d’utilisation sur le logiciel, et après avoir consommé des dizaines de contenus.

Ce système est un exemple de ce que vous pouvez mettre en place pour votre quotidien.

Il paraît évident que chaque personne et chaque métier aura un besoin différent et l’important est que vous choisissiez la technique qui vous convient le mieux.

Mais avec ces exemples, vous aurez un bel aperçu de ce qu’il est possible de mettre en place avec un peu de pratique.

Une organisation globale autour des notes de référence ou "MOC"

Peut-être que vous vous posez la question suivante : qu’est-ce que veut dire MOC ?!

Comme je vous le disais précédemment, en Personal Knowledge Management, un des grands « courants » est d’organiser ses notes autour de « notes de références » ou « cartes de contenu ».

Il s’agit tout simplement d’une note « index » à laquelle on va rattacher toutes les notes en lien avec ce « grand sujet » ou cette « grande thématique ». 

Dans le jargon, on appelle cela les « MOC » pour « Map Of Content ».

Cela permet d’éviter d’avoir justement à créer des dossiers et d’enfermer les notes dans une structure trop rigide.

C’est également pratique, car cela permet de visualiser tous les liens actuels et possibles entre les différents sujets (pensez au Mind Mapping que nous avons vu plus haut).

Et enfin, en combinant les MOC avec les tableaux de visualisation (un plugin d’Obsidian qui s’appelle Dataview), vous pouvez facilement retrouver vos notes.

Et cerise sur le gâteau, si jamais vous devez modifier votre contenu ou vos titres, les liens se mettent à jour automatiquement. Obisidian s’occupe de tout !

Plus besoin de dupliquer vos notes, plus besoin de chercher vos informations au fin fond du dossier, qui était lui-même dans un dossier, qui était lui-même dans un dossier, qui était lui-même dans un dossier

BREF vous avez compris le principe !

Avec les MOC, vous avez tout à portée de clic, vous retrouvez tout en un instant et tout est interconnecté !

Et encore mieux, au moment de la création de la note vous n’avez qu’à choisir votre « modèle type » en fonction du sujet de la note, pour la connecter dès sa création à sa « MOC » . 

Je vais tout de même être honnête avec vous… Je ne suis pas un stakhanoviste de la carte de référence !

Même si j’aime laisser de la liberté à mes notes et à leurs idées, il est vrai que j’éprouve tout de même le besoin de ranger certaines informations dans le cadre du travail !

Cet article ne se veut donc pas donneur de leçons, il est uniquement là pour vous aiguiller, et vous montrer l’étendue de ce que l’on peut faire avec Obsidian.

Ensuite, libre à vous de créer le système qui vous convient.
Et si vous avez besoin d’aide vous pouvez toujours vous inscrire à ma newsletter pour recevoir ma formation gratuite 😃.

Tout ça pour vous dire que j’ai donc quelques dossiers autour de grandes thématiques, mais c’est purement psychologique haha !

Voici donc le grand principe que vous retrouverez tout au long de mon organisation pour le travail.

Le journal de bord hebdomadaire

Une autre représentation d'un tableau de visualisation avec le journal de bord hebdomadaire.

L’idée ici, est d’avoir une note sur laquelle je mets des informations capturées sur l’instant et que je dois conserver en mémoire. 

Le résumé d’un échange informel que j’ai eu avec Gégé à la machine à café.
Une idée qui me vient en tête et que je souhaite conserver pour plus tard.
Un article à lire que m’a partagé mon patron.

Toute info importante et qui ne mérite pas d’avoir une note rien qu’à elle, ou qui a besoin d’être mûrie va se trouver ici.

Cela me permet de repasser dessus en fin de journée, et d’y consacrer une note ou un plan d’action spécifique.

Exemple d'une note journal de bord.

J’ajoute que toutes les notes que vous allez voir ont un modèle. Il me suffit donc de cliquer sur une nouvelle note puis d’insérer le modèle afin de toujours respecter une même structure.

Cela permet également de lier dès la création les notes autour des grandes thématiques pour mieux les retrouver par la suite dans mes tableaux de visualisation.

Le bilan d’activité

Autre exemple de tableau de visualisation, ce qui évite de ranger les notes dans des dossiers.

Vous êtes peut-être aussi concerné dans votre travail, mais chaque semaine, toute l’équipe se réunit pour faire un bilan d’activité.

Quels sont les principaux indicateurs, avons-nous de bons KPI (voir Key Principal Indicators), devons-nous mettre en place des plans d’actions ?

Chaque début de semaine, je crée ainsi une note sur laquelle je vais préparer les principaux points clé à aborder sur ma partie.
Je mets aussi un accès aux dashboard et statistiques de la semaine passée, afin d’accéder rapidement aux informations.

Puis en notant les principaux éléments à retenir de la réunion.

Cela peut paraître bateau, mais bien se préparer permet de gagner beaucoup de temps et d’y voir clair sur sa semaine.

Et en plus grâce à mon journal de bord, j’ai déjà bien souvent noté les principaux éléments à retenir sur la semaine passée, cela permet donc de gagner du temps sur la préparation de cette réunion.

Les notes projet

Avez-vous déjà éprouvé cette sensation de faire et refaire plusieurs fois un même travail ?

Analyser des données sur une période d’activité
Faire une check-list pour vérifier les points de passage d’une mission
Faire le bilan d’un projet et évaluer comment mieux l’organiser
Pendant longtemps, j’ai culpabilisé au sujet de mon travail, en pensant qu’il fallait à chaque fois me renouveler dans mes différentes tâches.

Réinventer chaque semaine mes présentations, innover sur ma manière de communiquer, proposer à chaque fois de nouvelles idées pour prouver la valeur ajoutée de mon travail.

N’ayant pas fait de grandes études et ayant la chance d’être propulsé cadre en quelques années, c’était peut-être un moyen de me rassurer et de prouver aux autres ma valeur.

Jusqu’à en être épuisé psychologiquement et à frôler le burn-out.

Mais avec du recul, je peux maintenant dire qu’il est possible de faire mieux, plus vite et plus efficace.

Cela ira peut-être à contre-courant de certaines idées pré construites, mais vous n’avez pas idée d’à quel point vous pouvez faire des miracles en recyclant vos propres contenus !

Avec le système que j’ai mis en place, je suis désormais capable de réutiliser mes expériences passées et mon contenu précédemment crée, afin de gagner du temps sur mes nouveaux projets.

Tout d’abord.

Le modèle « note projet  » que j’ai paramétré me permet de créer une note sur laquelle la date de fin de réalisation du projet.
Les statuts « NT » pour « Note temporaire » et « projet » se mettent automatiquement, grâce au template.

Une note modèle pour les gouverner tous !

Ensuite, je peux connecter les sujets déjà traités auparavant dans mon système de prise de notes, afin de réutiliser certains contenus le cas échéant.

Je peux également mettre les premières idées qui se dégagent, pour faire une ébauche de plan, puis commencer à travailler sur mon projet.

Et enfin, fais une check-list avec les différentes étapes, dans le but de m’assurer que j’avance comme je le souhaite.

Personnellement, j’ai souvent du mal à m’y atteler lorsque le projet paraît trop volumineux.
Je préfère donc découper la majorité de mes projets en plus petits morceaux, afin de ne pas me sentir submergé par cette désagréable sensation d’être submergé.

Et dernière chose, ce que j’adore avec ce système, c’est que cette note se retrouvera automatiquement dans mon tableau de visualisation et projets en cours.

Ainsi, lorsque je ferais ma revue hebdomadaire, je saurais exactement à quelle étape j’en suis sur le projet, quelle est la date d’échéance et si je dois mettre un bloc de temps dans mon agenda pour avancer plus vite.

Les projets apparaissent automatiquement dans le tableau dès la création de la note, ce qui évite de réfléchir à ou la mettre.

Les notes de réunions

Si vous aussi vous êtes atteint de « Réunionite »(Voir cet article sur Lefigaro), voici un moyen de mieux vous en sortir grâce à Obsdian.

Retenez bien cette phrase.
Comme je le dis souvent, la meilleure des réunions, c’est celle qui n’a pas lieu !

Mais il faut se rendre à l’évidence, difficile parfois d’y échapper…

Alors, afin de mieux vous armer et d’éviter d’être encore une fois la bonne poire qui s’occupe de tout, je vous propose là aussi un modèle de note !

Car la clé réside généralement dans la préparation, pour éviter de se faire piéger avec du travail en plus ou des demandes sorties du chapeau.

Dans le même esprit que les « notes projet », le modèle « note de réunion » me permet d’avoir directement du contenu « pré-rempli » afin de n’avoir qu’à me concentrer sur le contenu de cette note.

Voici en pratique ce que peut donner une note de réunion.

Pour vous expliquer le principe, lorsque j’accepte une réunion, je viens créer cette note en y mettant la date et l’ordre du jour (demander un ODJ est une bonne pratique à absolument pratiquer !).

Cela me permet de préparer le terrain en amont.

Ça ne mange pas de pain, c’est pro, et bien souvent vos interlocuteurs seront surpris de voir que vous n’arrivez pas les mains vides.

Et bien sûr, cette note se retrouvera automatiquement dans mon tableau de visualisation automatique.
Cela me permettra là encore en début de semaine, d’avoir un aperçu des réunions sur lesquelles je dois consacrer un temps de préparation en adaptant mon agenda.

Quand je vous dis que je les aime ces tableaux de visualisation hahaha !

Les plugins indispensables à installer pour utiliser Obsidian dans le cadre du travail

Le plugin Kanban pour gérer des tâches

Le plugin Kanban, une sérieuse alternative à Trello !

Si vous travaillez dans des bureaux ou tout autre activité nécessitant un travail en groupe, nul doute que vous connaissiez déjà la méthode Kanban.

Cette célèbre méthode de gestion de projets issue de la méthode agile, qui permet de planifier et de suivre des tâches en visant une amélioration continue.

Le plugin Kanban n’est ni plus ni moins que la reproduction d’un tableau type Trello, mais en beaucoup plus simple et épuré.

Il permet donc de créer des tâches, notamment en insérant des liens vers vos notes si nécessaire.

Vous pouvez également insérer des check-list.

Rien de plus classique, me direz-vous,, mais c’est tout de même très pratique d’avoir tout le système à portée de main.

Pour avoir été un fervent pratiquant de Trello pendant des années, je dois dire qu’avec du recul, j’avais fini par me perdre dans des fonctions superflues. Je pense par exemple aux Powerup.

Le plugin Calendar pour ajouter un calendrier

L’un des plugins les plus téléchargés d’Obsidian.md .

Il permet tout simplement d’ajouter un calendrier au logiciel, fonction qui n’est pas présente de base dans le logiciel.

Vous pouvez ainsi créer une note pour une date précise, si vous souhaitez vous faire un rappel ou tout simplement lier une date à une note.

Le plugin Dataview pour des tableaux mis à jour automatiquement

Mon gros coup de cœur sur le logiciel !

Très franchement, ce n’était pas simple à mettre en place, mais quel bonheur une fois les tableaux configurés !

Certains comparent ce plugin aux bases de données que l’on peut retrouver sur le logiciel Notion.

C’est notamment grâce à lui que j’ai pu mettre en place les tableaux pour voir quels sont mes projets et réunions à venir, lors de ma revue hebdomadaire (tous les tableaux que je vous ai montrés précédemment).

Le plugin dataview permet un tas de possibilités, un exemple ici de tableau qui affiche les notes crées dans les 3 derniers jours.

En conclusion

J’ai découvert qu’Obsidian.md était un logiciel incroyable pour gérer mes notes pour le travail.

Il m’a permis de gagner énormément de temps en mettant en place un système adapté à mon besoin.

Son avantage, comparé à certains autres logiciels de prises de notes, est qu’il est véritablement modulable à souhait, notamment grâce à ses nombreux plugins téléchargeables gratuitement.

Les liens me permettent de facilement connecter les notes entre elles afin de faire émerger de nouvelles idées, réutiliser les contenus et avancer plus facilement sur les projets.

Mettre en place une organisation autour des notes de réunion m’a véritablement permis de me préparer à la prise de note en anticipant un maximum les éventuelles demandes et surtout en me mâchant le travail pour les tâches à venir.

Pour vous lancer sur le logiciel inscrivez-vous à ma newsletter.

Vous recevrez gratuitement ma formation pour connaître les bases du logiciel.

Les indispensables pour commencer à mettre en place un système efficace et soulager votre quotidien !

À bientôt.

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