Comment gérer ses mails de manière efficace ?
Quel vaste sujet !
Et tellement important…
Quand j’étais salarié, je ne savais pas comment gérer mes mails.
Tout du moins, j’ai essayé plusieurs organisations sans réussir à les tenir.
Il est vrai qu’il n’est pas simple de savoir comment trouver la bonne méthode d’organisation pour gérer ses courriels.
C’est pourquoi dans cette série de 4 articles, je te résume les enseignements tirés de 4 experts en productivité.
La semaine dernière, il s’agissait de la méthode pour “traiter tes mails en 17 minutes comme Tiago Forte”.
Cela te permettra de te faire ta propre idée, et surtout de trouver l’organisation qui t’es la plus adaptée, en fonction de ton quotidien.
Place maintenant aux conseils de Leila Gharani.
Mais d'abord, qui est Leila Gharani ?
Leila Gharani est une femme entrepreneur à succès, consultante business, formatrice et décorée du Microsoft MVP Award (Most Valuable Professional).
Elle aide chaque année des milliers de personnes à se former sur des logiciels comme “Excel”, “Oracle”,” Hyperion Financial Management” ou encore SAP au travers de sa société XelPlus.
Et pour la petite anecdote, elle a une toute petite communauté…
À peine 2 Millions d’abonnés Youtube !
Quels sont les grands principes de sa méthode ?
Leila part d’un constat simple:
Elle explique d’ailleurs avoir essayé plusieurs méthodes dont la méthode “inbox zero” propulsée par Merlin Mann, mais sans arriver à la mettre en place.
Comme quoi, même les méthodes les plus populaires ne sont pas adaptées aux esprits les plus brillants !
Elle prône donc une méthode simple qui vise à aller à l’essentiel.
Elle le fait sur l’outil Outlook (eh oui, Outlook est encore vivant…).
Ce sont ici plutôt des principes à respecter, qu’une méthode ultra-détaillée à mettre en place.
Créer une routine avec tes mails
C’est un principe vu et reconnu, mais faire du multi-tâche réduit notre productivité.
L’idée est donc de dédier son temps par tranche horaire à ses mails.
On appelle cela littéralement du batching et cela permet de faire gagner un temps fou.
Cela peut être 10 minutes par heure ou encore 30 minutes en fin de demi-journée.
L’essentiel est de bloquer du temps dans sa journée pour ne faire que cette tâche.
On cherche donc à désactiver toute source de distraction en dehors de cette période tout en réalisant 2 actions salvatrices :
- Couper les notifications et pop-ups de réception
- Désactiver la mise à jour automatique de la boîte de réception (éviter la tentation d’aller voir les nouveaux mails).
Mettre en place l'organisation qui fonctionne pour TOI !
Elle reconnaît avoir d’abord essayé de ranger les mails par “thématique” mais avoir rencontré plusieurs freins :
- La liste de dossiers devenait plus longue avec le temps
- Il devenait difficile de savoir où ranger les mails
- C’était compliqué de savoir comment les retrouver
Son conseil est donc de préférer une classification tournée vers l’action avec un nombre limité de dossiers comme par exemple “Inbox” ou “Action requise”.
Sa méthode vise également à configurer l’interface de son gestionnaire mail à l’ouverture.
Son objectif :
- Visualiser les “Actions requises” dès l’ouverture de ses courriels.
Et enfin, son but est d’éviter de toucher un mail plusieurs fois (principe qui revient chez les 4 experts), les différentes options se présentant à elle étant :
- L’archiver.
- Le transférer pour déléguer la tâche.
- Le supprimer.
- L’envoyer dans le dossier “Actions requises” si une réponse rapide n’est pas possible.
- Planifier une action à réaliser directement dans le calendrier
Protéger ta inbox
Le meilleur moyen de gérer un mail… C’est probablement de ne pas la recevoir !
C’est un classique, mais ça va toujours mieux en le disant !
On cherche donc là aussi à éviter toute distraction en réalisant les actions suivantes :
Se désinscrire des newsletters inutiles.
Bloquer les spams.
Désactiver les notifications.
Créer des règles de gestion automatiques pour classer les mails.
Utiliser des codes couleur pour une gestion plus visuelle des mails.
Mon éclairage sur sa méthode de Leila Gharani
Plusieurs principes assez simples sont abordés ici.
Ils nécessitent peu d’effort et peuvent se mettre en place très rapidement.
La méthode qu’elle décrit s’applique principalement sur Outlook, elle donne d’ailleurs plusieurs astuces sur ce logiciel.
Voici le lien vers sa vidéo :
Tips & Tricks à retenir : Filtrer par couleur les mails en CC
Lorsque l’on est manager ou que l’on travaille en équipe, il arrive que certains mails reçus soient uniquement envoyés à titre informatif, le fameux “CC” ou “Copie carbone”.
Ces messages sont souvent importants,mais nécessitent rarement une intervention de notre part.
Le premier réflexe est de mettre en place une méthode de gestion pour les classer automatiquement.
Mais il existe une autre méthode peu connue pour mieux identifier ce type de mail.
Les mettre en couleur en s’aidant des labels et des règles de gestions.
On les rend ainsi plus identifiables parmi la masse de messages pour décider de les lire… Ou pas !
Voici la méthode de Leila pour rendre les mails CC plus visibles sur Outlook TOO MANY EMAILS? Use THESE Proven Techniques | Outlook tips included – YouTube.
Voici également la méthode pour appliquer un label aux messages CC pour les utilisateurs de Gmail How to move cc messages to labels & avoid the inbox in Gmail – YouTube.
Voilà pour cette seconde vision pour gérer tes mails.
Le prochain article sera consacré à la méthode de gestion de mails du personnage le plus emblématique, l’illustre August Bradley !
Merci pour ta lecture.