4 Méthodes pour organiser ta boîte mail professionnelle et être plus efficace (1-4 Tiago Forte)

La méthode de Tiago Forte pour "Gérer tes mails en 17 minutes par jour"

Photo by Valentin Lacoste on Unsplash

Les mails.


Un puits sans fond.

 

Un euphémisme quand on est salarié ou entrepreneur. 

 

Il y a cette phrase particulièrement agaçante. 

 

« Savoir gérer ses mails est une, sinon LA pratique qui peut nous faire gagner plus de temps en étant salarié ou entrepreneur. »

 

Ok, c’est bien beau…

Un principe dont nous avons tous entendu parler un milliard de fois.

Mais concrètement, comment fait-on ?

Et pourtant, j’en ai passé des heures à essayer d’organiser ma boîte mail !

Et c’est probablement aussi ton cas.

Entre :
– Les nouveaux entrants.

– Les mails automatiques que tu oublies de filtrer.

– Les urgences qui s’accumulent.

– Micheline qui a la flemme de chercher.

– Ton patron qui a la flemme de chercher (ou ta patronne, si c’est Micheline !). 

– La veille concurrentielle que tu voudrais faire.

– Les mails de tes collègues le vendredi… Parce que « Vendredi It’s Friiiiiiiday ! » 

Un parfait bouillon de culture pour mener vers une situation.

Le CHAOS !

Si tu es ici, c’est probablement parce que tu sais que la recette miracle n’existe pas.

Tu as probablement vu passer des titres racoleurs comme :

  •  « La technique redoutable pour faire le coup de la corde à linge à ta boîte mail ! »
  • « 20 Astuces pour gérer tes mails plus efficacement ! »
  • « Les secrets des PDG pour gérer leurs mails ! »

Mais au bout du compte, une fois l’article terminé, rien de bien concret mis en place.

Il existe une multitude de méthodes, et chacune a ses avantages et ses inconvénients.

C’est vrai quoi…

Il suffit de taper dans Google « Comment organiser sa boîte mail  » pour s’en rendre compte.

Chaque « Gourou de l’organisation » défend fièrement son terrain et met en avant sa technique qui est THE méthode ultime pour tripler ta productivité.

De quoi troquer plusieurs heures passées dans la pénombre à rassurer ton patron un vendredi soir…

Contre une vie de rêve à traiter tes mails en deux clics sous les cocotiers.

Eh bien, je vais te révéler un secret.

Cela va peut-être te décevoir, mais objectivement, je ne sais pas comment tu devrais gérer tes mails.

 

Chaque situation est différente, et ta réalité du moment n’est pas la mienne.

Je pense foncièrement que tout n’est pas noir ou blanc, et que la meilleure méthode pour gérer tes mails est d’abord celle avec laquelle tu te sens à l’aise et qui se fond dans ton organisation.

Mon expertise c’est plutôt la prise de notes sur le logiciel Obsidian.

Mais le sujet des mails est intimement lié à l’organisation.

C’est pourquoi j’avais à cœur d’en parler ici. 

Et pour t’aider à trouver la meilleure façon de gérer tes mails, je t’ai condensé ce que je retiens de la vision de 4 experts en productivité.

Ceci est donc le premier article d’une série de 4 à paraître prochainement.

 

Je précise que la majorité de ces acteurs proposent une formation détaillée et payante sur leur site.

Je n’ai aucun intérêt financier à les mettre en avant.

Juste de la curiosité intellectuelle et l’envie de te partager comment j’applique ces principes dans mon quotidien.

Je laisse maintenant place à Tiago !

Te souhaitant une excellente lecture.

Mais d’abord qui est Tiago Forte ?

Source - Forte Labs

Tiago forte est tout simplement l’un des « Pape » de l’organisation et de la productivité, notamment reconnu pour ses formations et son livre, tous deux liés à la création d’un second cerveau.

 

C’est à la suite d’une maladie liée au stress qu’il réalisa qu’écrire ses pensées, prendre des notes et mieux organiser son quotidien était un moyen de sortir du gouffre et partager au monde sa lumière.

 

Conférencier, Auteur à succès, il cumule plusieurs casquettes et partage ses enseignements partout à travers le monde, et récemment sur l’outil Notion.

Quels sont les grands principes de sa méthode ?

La méthode de gestion de mails de Tiago Forte est simple :

– Ne toucher un mail qu’une seule fois.

 

Elle passe par les 5 principes suivants.

1. Te focaliser sur l’essentiel

Personne n’est motivé en voyant une boîte de réception pleine.

 

Il est plus facile de gérer une boîte mail quand elle est vide.

 

La première étape est donc de te désabonner de chaque newsletter et de chaque notification qui n’est pas essentielle.

 

 

En pratique : Il s’agit d’écrire les termes « désabonner », « désinscrire » ou « unsuscribe » dans la barre de recherche de ton gestionnaire mail pour te désabonner de chaque newsletter.

 

 

Et si tu souhaites absolument garder certaines communications, tu peux ajouter un filtre « à lire » sur certains mails, mais pas d’autre exception.

2. Simplifier ton système

Tiago nous invite à utiliser la boîte mail pour sa fonction de base, à savoir :

– Recevoir de nouveaux messages et rien d’autre !


Supprimer tout ce qui détourne la boîte mail de sa fonction principale.

 

Le tchat, l’archivage d’information, les systèmes de classification personnelle.

 

Sexy en apparence, mais souvent inutile.

 

En pratique : Aller dans les paramètres de gestion des libellés du système pour désactiver tous les labels à l’exception de :

– Inbox
– En cours
– Envoyés
– À lire
– Autres


À titre d’exemple, une bonne pratique sur Gmail consisterait à :

– Désactiver les étoiles
– Désactiver les niveaux de priorités personnels
– Désactiver les catégories


On épure l’interface !

 

3. Configurer et maîtriser le flux de réception des messages

La boîte mail ne doit être qu’une étape de transition qui va ensuite pousser l’information vers :

Le calendrier, si des rappels doivent être placés

 Le gestionnaire de tâches si l’action pour traiter ce mail ne peut être réalisée sur l’instant

 L’application de prise de notes pour sauvegarder l’information et la retrouver plus tard.

  L’application de type « À lire plus tard (read later) », pour ne plus encombrer ta boîte mail.

4. Perfectionner ton Workflow

Un principe, qui revient chez l’ensemble des experts en productivité, est de prendre l’habitude de passer le moins de temps possible sur ses courriels.

 

Un temps courts, mais un temps de qualité.

 

 En pratique :

Aller dans les paramètres avancé de ton application type Gmail ou Outlook

Activer la fonction avance automatique. Cela permet d’enchainer les messages à la suite pour éviter la distraction de consulter la « liste de messages dans laquelle on a envie de se plonger mais dont on ne ressort jamais »
Utiliser les raccourcis claviers. Les plus utiles sont pour écrire un mail, le supprimer, l’archiver, répondre, l’envoyer vers le gestionnaire de tâche.

5. Trier !

Une fois que ces principes essentiels sont maîtrisés, que tu a simplifié le système, que tes flux sont paramétrés et que l’espace de travail est optimisé, il n’y a plus qu’à passer à l’action !

 

 

Chaque moment où tu te plonges dans tes mails doit être rentabilisé.

 

Tu dois te forcer à faire un choix parmi les 6 options :

1. Archiver
2. Répondre
3. Ajouter au calendrier
4. Créer une tâche
5. Intégrer l’information dans un vrai système de prise de notes
6. Ajouter à l’application « à lire plus tard »

 

 

C’est aussi simple que cela !

Tips & Tricks 1 : Alimenter ta liste de tâches depuis Gmail sans changer d'interface

Tiago propose de configurer le logiciel de gestionnaire de tâches « Things » pour l’implémenter sur Gmail.

 

 

L’idée, c’est de pouvoir lier la gestion des mails à la gestion de tes tâches pour tout rassembler en un même endroit.

 

 

Cela te permet de te laisser une note pour réaliser l’action ultérieurement en utilisant un simple raccourcis clavier.

 

 

Mais si tu ne souhaites pas installer de nouvelle application de gestion de tâches il y à une solution encore plus simple.

 

Si tu utilises Gmail tu peux tout simplement cliquer sur le bouton « Ajouter à la liste de tâche » pour ajouter un mail ou une action à réaliser à ta checklist Google Tasks.

 

Tu pourras ensuite te concentrer sur les principales actions pour avancer plus vite.

Tips & Tricks 2 : Transférer un mail vers ton application de prise de notes favorite

Il arrive que certains mails ou leur contenu nécessitent d’être conservés.

 

 

Dans cette situation, Tiago nous invite à transférer ce contenu vers un système de prise de notes ou d’archivage plus poussé comme par exemple Evernote ou Notion.

 

 

La pratique habituelle voudrait alors d’extraire les pièces jointes du mail, puis de copier-coller le contenu dans l’application dédiée.

 

 

Mais l’avantage d’un bon nombre des solutions de prise de notes est qu’elles génèrent un identifiant mail unique pour chaque utilisateur.

 

Cela te permet de recevoir du contenu directement dans la « inbox » de ton application.

 

En sauvegardant cette adresse mail unique dans les contacts cela te permet de t’envoyer facilement un contenu et éviter les copier-coller.

 

 

Tu peux retrouver cette astuce à cet endroit de la vidéo.

Mon éclairage sur la méthode de Tiago Forte

La vidéo « How I Answer Email in 17 Minutes a Day – My System » est terriblement efficace.

 

Tiago Forte aide sous nos yeux son collaborateur à mettre en place ce système sur Gmail. 

 

Je regrette peut-être l’absence de détail concernant l’archivage des mails importants. 

 

À noter que ce type de système fait partie d’un grand ensemble.

 

Si tu ne fonctionnes pas déjà avec un système de prise de notes et de gestion de tâches, l’ensemble de la méthode ne peut être mis en place.

 

C’est d’ailleurs pour cela que je t’enseigne dans mes formations comment utiliser le logiciel Obsidian. 

 

Il n’empêche, les principes qu’il nous livre sont gratuits, rapides à mettre en place et pour le coup très concrèt !

Les sources

Voici l’accès à la vidéo.

How I Answer Email in 17 Minutes a Day – My System – YouTube 

Voici l’accès au site de Tiago Forte.

Home – Forte Labs

Dans le prochain article, je te parlerai de la méthode d’une femme entrepreneur à succès, Leila Gharani.

Merci pour ta lecture, à bientôt !

Cheikh.

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